Die standardisierte, plattformunabhängige und offene Architektur des FMS ist mit verschiedensten Systemen kompatibel und gewährleistet eine gute Skalierbarkeit der Daten. Das FMS kann sowohl zentral für mehrere Behörden als auch dezentral für einzelne Online-Dienstleistungen betrieben werden. Das FMS verfügt über vielfältige Schnittstellen zu internen Services und weiteren Basiskomponenten des Bundes. Entweder sind diese bereits im FMS integriert oder können über offene Standards individuell in das FMS eingepflegt werden. Folgende Komponenten können problemlos eingebunden bzw. verwendet werden:
Das FMS unterstützt den neuen Personalausweis (nPA) zur sicheren Personenidentifizierung. Durch den Einsatz des nPA kann die persönliche Vorsprache durch den Bürger oder Unternehmen elektronisch ersetzt werden.
Fallen im Rahmen des Geschäftsprozesses Gebühren an, können diese elektronisch eingezogen werden. Mit der ePayBL-Komponente können Giropay- und Kreditkartenzahlungen in den Prozess integriert werden.
Die Darstellung passt sich dynamisch an das eingesetzte Endgerät an, egal ob PC, Tablet oder Smartphone.
Das FMS bietet die Möglichkeit Workflows und damit u.a. auch Genehmigungsprozesse abzubilden. Innerhalb eines Ad-Hoc-Workflows wird ein definierter Benutzerkreis über z.B. eine automatische E-Mail-Benachrichtigung oder in seinem Postkorb über neue Aufgaben informiert.
Das FMS verfügt über Webservice-Schnittstellen, mit denen ein Datenaustausch mit Drittsystemen erfolgen kann. Sowohl der Datenexport (Formulardaten werden für nachgelagerte Fachverfahren bereitgestellt), als auch der Datenimport (Katalogdaten zur Befüllung von Auswahllisten oder Einbindung extern zu pflegender Nachschlagewerke) werden unterstützt.
Durch die Nutzung von Validatoren können einzelne Felder oder ganze Formulare auf fachlich oder technisch falsche Daten überprüft werden. Entsprechende Hinweise kennzeichnen Falscheingaben optisch und textuell.
Die zu nutzenden Formulare werden durch das FMS in einer internen Struktur verwaltet. Nutzer haben die Möglichkeit, über Kataloge und die darin enthaltenen Ordner auf einzelne Formulare direkt zuzugreifen (Kataloge und Ordner sind Objekte zur Strukturierung von Formularen und immer dann sinnvoll, wenn viele Formulare angeboten werden sollen). Über ein umfassendes Rechte- und Rollensystem können Zugriffe gewährt oder eingeschränkt werden. Diese beschränken sich nicht nur auf Kataloge, Ordner und Formulare sondern auch auf Eingabefelder im Formular oder auch Menüfunktionalitäten.
Der Versand beliebiger Daten wird über das SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) realisiert.
FMS unterstützt grundsätzlich das Versenden von E-Mails. Mittels De-Mail können sichere, vertrauliche und nachweisbare E-Mails versendet werden. Da die Schriftformerfordernis entfallen ist, kann De-Mail als Alternative zum Ausdrucken, Unterschreiben und Versenden von Dokumenten genutzt werden. Eine direkte Kommunikation und Anbindung an einen Anbieter von De-Mail Services wäre eine sinnvolle Erweiterung, den elektronischen Prozess in seiner Gänze umzusetzen.
Bereits vorhandene Fachverfahren können sowohl als Input- wie auch als Output-Komponenten angebunden werden. Formulardaten können durch Stammdaten des Fachverfahrens erweitert werden und den Benutzer beim Ausfüllen seines Formulars unterstützen. FMS ist außerdem in der Lage, Daten direkt in ein Fachverfahren zu schreiben. Darüber hinaus bietet FMS die Möglichkeit, Daten als XML zu exportieren oder aber Daten via Webservice abrufen zu lassen.
Der SAP Connector ermöglicht den Datenaustausch mit SAP-Systemen. Der SAP Connector ist Teil der Bundeslizenz.
Das FMS verfügt über eine Schnittstelle zum E-Akte Bund-System (auch andere Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind möglich), um Informationen (in der Regel Dokumente und ihre Metadaten) innerhalb der Vorgangsbearbeitung bzw. innerhalb einer elektronischen Akte für die weitere Sachbearbeitung verfügbar zu machen. Für einen konkreten Geschäftsprozess können die Schnittstellen entsprechend erweitert werden, um bidirektional sowohl Anträge entgegen zu nehmen, als auch Statusinformationen an das FMS zurück zu übermitteln.
Es stehen Schnittstellen zur Verfügung, Formulardaten, zugehörige Dateianhänge und Metadaten elektronisch und bei Bedarf auch automatisiert in ein Archiv zu übergeben. Abhängig vom eingesetzten Archivsystem kann der Datenaustausch via Push- oder Pull- Verfahren stattfinden.
Das FMS bietet als zentrale Komponente eine interne Benutzerverwaltung auf Basis von Rechten und Rollen an.
Neben der Nutzung der internen Benutzerverwaltung können an das FMS verschiedene Verzeichnisdienste wie LDAP oder ein Active Directory angebunden werden. Bereits vorhandene Strukturen können so für die Anmeldung oder in den Formularen genutzt werden.
Viele Kunden haben bereits ein Content Management System wie den Government Site Builder (GSB) oder ein Portal im Einsatz, eine Vollintegration des FMS in ein Portal oder ein GSB ist über WebComponents möglich. Vorteilhaft ist hier die gemeinsame Nutzung von Benutzeraccounts (SingleSignOn), einfacher Benutzerführung und Navigation zu Informationen.
Das FMS bietet unterschiedliche Möglichkeiten, benutzer- oder formularbezogene Daten zu verwalten und zu speichern. Die gängigste Möglichkeit ist hierfür die Nutzung eines sogenannten DBS (Datenbanksystem). Dieses zweigeteilte System besteht aus einer Verwaltungskomponente, dem DBMS (Datenbankmanagementsystem) und den eigentlichen Daten in der DB (Datenbank).
Für eine Lösung im Formularbereich wird ein relationales DBS vorausgesetzt. In diesem werden, bei einer Standardkonfiguration des FMS, Daten für die integrierte Benutzerverwaltung, zur Formularadministration sowie fachliche Daten gespeichert.
Das FMS ist in der Lage, die Formulardaten in unterschiedlichen elektronischen Formaten bereitzustellen. Diese Daten können als PDF/A, TIFF, XML und in weiteren Formaten ausgegeben werden.
Das wohl gebräuchlichste Format ist PDF. Die Ausgabeformate können analog den Formularen gestaltet werden, oder das Erscheinungsbild kann individuell beeinflusst werden. Das FMS ist in der Lage, PDF-A-konforme Dokumente für die Archivierung zu erzeugen.
Neben der PDF-Ausgabe können alle Formulardaten als XML-Datei ausgegeben werden. Diese XML-Datei dient außerdem zusätzlich zum Importieren der Daten in ein leeres Formular. Formulardaten können so beim Benutzer selbst gesichert und verwaltet werden.
Für eine schlanke, einfache Weiterverarbeitung der Daten können die eingegebenen Formulardaten als CSV (Comma Separated Values)- Datei ausgegeben werden. Auch hier kann die Ausgabedatei, wie bei PDF und XML, 1:1 dem Formular entsprechen oder individuell an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden.
Für eine grafische Aufbereitung eingegebener Formulardaten bietet FMS den Reporting-Service. Der Reporting-Service vereint Daten aus verschiedenen Datenquellen und kann diese mittels Chart Service (JFreechart) als Torten- oder Balkendiagramme anzeigen. Dieser Dienst ist nicht in der Standardlizenz enthalten und kann optional hinzugefügt werden.
Werden Dateien an die einzelnen Formulare angehängt, können diese durch den Benutzer auch wieder heruntergeladen werden. Die Dateien liegen in binärer Form in der angeschlossenen Datenbank.
Des Weiteren ist das FMS in der Lage, selbst Dateien zu erzeugen und diese im Serververzeichnis abzulegen, oder den Benutzern als Download anzubieten (z. Bsp. Gebührenbescheide, Absendebestätigungen, oder ähnliches).