Funktionsumfang FMS-Plattform (Stand Oktober 2024)

Antragsstellung (AS)

Allgemein

• Plattform im Internet, auf der alle digitalen Formulare von alle Behörden bereitgestellt werden
• Formulare werden über spezielle Links auf Portalen oder durch Integration zugänglich gemacht
• Formulare werden über standardisierten Digitalisierungsprozess nach Kundenwünschen digitalisiert
• Formulare werden unter Berücksichtigung des Funktionsumfangs der AS digitalisiert
• Formulare werden unter Verwendung von Standard-Bausteinen digitalisiert

Zugang zu den Formularen

• Formulare können in Portale/ Websites integriert werden (Web Components, Single Sign On SSO)
• Zugang zu Formular ohne jegliche Authentifizierung möglich
• IDP Keycloak für Anbindung nahezu beliebiger Authentifizierungsdienste
• Authentifizierung für ein Formular via BundID (Nutzerkonto Bund)
• Authentifizierung für ein Formular via MeinUK (Elster Unternehmenskonto) 

Barrierefreiheit und mobiles Arbeiten

• Bedienung auf unterschiedlichen Geräten möglich (Responsives Design)
• BITV konforme Formulare

Formulare digitalisieren und bereitstellen

• Formulare können nach Kundenwünschen erstellt werden
• Navigationsmöglichkeiten in Formular können bei Digitalisierung definiert werden
• Plausibilitätskontrollen/ Validierungen von Nutzereingaben in Formularen
• Rückmeldungen bei Fehlern während Eingabe in Formularfeldern
• Pflichtfelder und freie Felder in Formularen möglich
• Dokumente können als Anlagen einem Formular hinzugefügt werden (Upload-Feld)
• Übermittelte Dokumente (Anlagen) eines Formulars werden auf Viren geprüft
• Überprüfung aller Eingaben vor Absenden des Formulars möglich
• PDF des ausgefüllten Formulars kann vor Absenden heruntergeladen werden
• Bestätigungsmail nach Absenden eines Formulars (auch abschaltbar)
• über ein Hilfemenü können Hilfetexte für den Nutzenden eingeblendet werden
• Anpassung der Formulare an das Corporate Design des Kunden
• lokales Speichern der Anträge
• serverseitiges Speicher der Anträge
• werden nach entsprechenden Löschfristen autom. gelöscht.
• DataStorage

Formulardaten an Behörden übermitteln

• Formulardaten inkl. aller Anhänge werden an das Antragsbackend bzw. an Fachverfahren übermittelt

Antragsbackend (AB)

Allgemein

• Plattform im hochsicheren Netz des Bundes
• Plattform für Empfang von Formulardaten und Dokumenten von Antragsteller
• Plattform für Kommunikation sowie Informations- und Datenaustausch mit Antragssteller
• Stellt grundlegendste Funktionen für Sachbearbeitung bereit
• Pro Kunde (Behörde) eine eigene Instanz des Antragsbackends
• Auf Anfrage kann auch eine zweite Instanz zur Verfügung gestellt werden.
• Alle Kunden-ABs (Behörden-ABs) verfügen über denselben Funktionsumfang

Zugang zum Antragsbackend

• Benutzerverwaltung und Anmeldung über integrierte Benutzerverwaltung (LIP-intern)
• Trennung von Aufgabenbereichen/Anträgen durch Sichtbarkeitsbedingungen welche mit entsprechenden Gruppenzugehörigkeit (Rechte-Rollen-Konzept) verknüpft sind

Dateneingang

• Formulardaten aus der Antragstellung über hochsicheren Transferservice (inkl. Verschlüsselung)
• Anlagen zu Formularen werden vor Eingang in AB auf Viren und Schadsoftware geprüft

Vorgangsübersicht

• Übersicht über alle eingegangenen und gerade bearbeiteten Vorgänge inkl. Such- und Filterfunktionen
• Export von Vorgangs-Daten als XML
• AB erkennt die Vorgangsart
  • Vorgänge mit/ ohne Bescheid
  • nichtzurückziehbare Anträge

Detailansicht eines Vorgangs

• Detailansicht eines Vorgangs:
  • Eingegangene Formulardaten,
  • Status- und Metainformationen
• Kommunikationsart mit Antragsteller dokumentiert und anpassbar
• Einsicht der Löschfristen
• Einsicht in die Systemkommunikation
• Export der Antragsdaten (PDF, ZIP oder XML)
• Angabe eines behördenspezifischen Aktenkennzeichen

Vorgangsbearbeitung und Kommunikation mit Antragsteller

• Import extern erstellter Bescheide inkl. Statusänderung und Abschluss des Vorgangs
• Vorgänge können manuell & automatisch mit versch. Status versehen werden
• Antrag kann manuelles beendet werden
• Bescheidübermittlung und weitere Dokumente an BundID-Postfach (ehem. Nutzerkonto Bund), meinUK (ehem. ElsterUK) oder OdB (Onlinedienst für digitale Behördengänge)
• Nachrichtenaustausch mit Antragsteller über den vom Antragsteller gewählten Kommunikationsweg (BundID oder OdB)

Anbindung von vorhandenen IT-Fachverfahren

• Universalschnittstelle für Anbindung beliebiger Fachverfahren (REST-API)

Onlinedienst für digitale Behördengänge (OdB)

Allgemein

• Plattform im Internet, auf der alle Vorgänge für alle antragstellenden Personen bereitgestellt werden
• Zugang zum OdB nur mit sicherer Authentifizierungsmethode möglich
• Zugriffsmöglichkeiten beschränkt auf einen ganz konkreten Vorgang
• Enthält nur Vorgänge zur Formularen, die über die Antragstellung der FMS-Plattform gestellt wurden

Zugang zum Vorgang

• Authentifizierung für einen Vorgang via BundID (Nutzerkonto Bund)
• Authentifizierung für einen Vorgang via MeinUK (Elster Unternehmenskonto)

Informationen zur Vorgang und Kommunikation mit Behörden

• Benachrichtigung über Eingang bei Behörde und bei Statusänderungen zum Vorgang
• Vorgangsdaten aus dem Antragsbackend über hochsicheren Transferservice (inkl. Verschlüsselung)
• Zurückziehen eingereichtes Formular (wenn zurückziehbarer Vorgang)
• Zurückziehen Einwilligung elektronische Kommunikation zu Vorgang
• Information zu Bearbeitungsstatus bei Behörde
• Kommunikation und Dokumentenaustausch mit Behörde (Vorgangsbezogen)
• Zustellung Bescheid (wenn Vorgangsart mit Bescheidung)
• Zugestellten Bescheid widersprechen (Widerspruchsformular, abhängig von Vorgangsart)
• Bescheid- und Nachrichtenübermittlung an BundID-Postfach (Nutzerkonto Bund)
• Manuelles und automatischen Löschen von Vorgängen und Daten (bspw. nach Erreichen Löschfrist)
• Nachrichtenaustausch mit Behörden zu einem Vorgang
• Nachreichen von Dokumenten zu einem Vorgang